Tổng hợp mẫu file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí
Blog

Tổng hợp mẫu file quản lý bán hàng bằng excel miễn phí

File quản lý bán hàng trên excel giúp chủ cửa hàng quản lý sản phẩm một cách chi tiết và tiện lợi hơn. Nếu bạn đang kinh doanh online hay offline mà chưa biết cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel thì đừng bỏ qua bài viết này của chúng tôi nhé.

File quản lý bán hàng bằng excel là gì?

File quản lý bán hàng bằng excel là gì?

File excel quản lý bán hàng là một công cụ kinh doanh hiệu quả dành cho các doanh nghiệp và người bán hàng. File excel quản lý bán hàng giúp kiểm soát số lượng sản phẩm bán ra. Dễ dàng kiểm soát doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh. Nắm bắt sát sao tình hình kinh doanh của công ty. Chúng giúp hạn chế việc chiếm dụng vốn trong doanh nghiệp. Kiểm soát khách hàng chậm thanh toán. Hạn chế các vấn đề tài chính của doanh nghiệp.

Trên thực tế, nhiều công ty đã và đang áp dụng file Excel quản lý bán hàng trong hoạt động kinh doanh của mình. Chúng cung cấp nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đây là giải pháp giúp các công ty tiết kiệm được nhiều thời gian và sức lực bằng cách sử dụng các hàm có sẵn của Excel. Chúng giúp bộ phận kinh doanh thống kê rõ ràng và chi tiết về hoạt động bán hàng và công nợ. So với các phương pháp thống kê thủ công, nó hạn chế được nhiều sai sót trong tính toán.

Khi nào nên quản lý bán hàng bằng excel

Có nên quản lý bán hàng bằng excel

Thay thế cho những sổ sách ghi chép phức tạp, tốn nhiều công sức nhưng dễ xảy ra sai sót, quản lý bán hàng bằng excel được xem là giải pháp có thể giúp chủ cửa hàng quản lý thông tin về sản phẩm, khách hàng, vận chuyển đơn,… hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn.

Thống kê thông tin chi tiết

Khi sử dụng sổ sách để lưu trữ thông tin sản phẩm, bạn thường mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin. Ngay cả khi bạn là một người biết cách ghi chép cẩn thận và phân chia thông tin trong sổ sách một cách có hệ thống thì việc tìm kiếm thông tin vẫn rất mất thời gian và khó khăn.

Excel là công cụ được trình bày dưới dạng bảng tính nên việc sử dụng Excel để quản lý bán hàng có thể giúp bạn thống kê thông tin trong bảng dưới dạng các hàng và cột rõ ràng. Quan trọng hơn, bạn có thể thiết kế số liệu thống kê của riêng mình theo nhu cầu kiểm soát của bạn.

Ví dụ: bạn muốn quản lý sản phẩm, bạn có thể lưu trữ các thông tin như: thời gian, tên sản phẩm, số lượng, mã hàng, tồn kho, giá bán, giá nhập,… và sẽ rất đơn giản để lấy thông tin trong quá trình tìm kiếm chỉ cần một vài bước đơn giản bạn đã có thể tìm thấy thông tin bạn cần.

Tiết kiệm thời gian nhờ tính toán bằng hàm tính được tính hợp sẵn

Ngoài việc sử dụng thông tin thống kê để kiểm soát và quản lý hàng hóa của cửa hàng. File excel còn chức năng có thể giúp bạn tính toán thu nhập và doanh số bán hàng trực tiếp ngay trong file.

Giờ đây, để tránh sai sót trong tính toán sổ sách và mất thời gian, công sức vào việc ghi chép, quản lý bán hàng trên file Excel chỉ cần vài thao tác nhập liệu, và thiết lập hàm tính để Excel tự động tính doanh số bán hàng giúp bạn nhanh chóng và chính xác . Nhưng cần lưu ý khi sử dụng mẫu file excel quản lý bán hàng, bạn cần nhập đúng dữ liệu và thiết lập các hàm tính toán chính xác.

 Hoàn toàn miễn phí

Excel hiện nay đã phổ biến trên toàn thế giới, nó không chỉ là công cụ quản lý bán hàng mà còn là công cụ của nhiều lĩnh vực, ngành nghề và mô hình kinh doanh khác nhau. Bạn biết đấy, đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí.

Khi sử dụng trên máy tính, laptop hay smart phone bạn chỉ cần tải excel về các thiết bị này là có thể sử dụng được ngay, cài đặt rất dễ dàng mà không tốn bất kỳ chi phí nào. Đối với những ai chưa chuẩn bị sẵn sàng chi một khoản tiền để đầu tư vào phần mềm quản lý thì đây sẽ là công cụ phù hợp.

Tổng hợp mẫu file quản lý bán hàng bằng excel

File excel theo dõi bán hàng

File excel theo dõi bán hàng

Nhiều chủ cửa hàng sử dụng mẫu file quản lý bán hàng bằng excel vì nó giúp theo dõi đơn hàng rất dễ dàng và nhanh chóng. Cung cấp dữ liệu theo dõi bán hàng cho những người có nền tảng Excel và đã biết cách sử dụng căn bản.

Nhân viên tiến hành nhập dữ liệu vào tệp các thông tin về đơn hàng, bao gồm:

  • Mã số đơn hàng
  • Loại đơn hàng
  • Ngày đặt hàng
  • Ngày dự kiến
  • Sản phẩm/hàng hóa
  • Số lượng

Tuy nhiên, với mẫu file này, người bán hàng cần phải có kiến ​​thức nhất định về Excel để có thể thiết kế và tính toán trong file. Ngoài ra, mẫu đơn hàng trên excel không hỗ trợ chức năng giao hàng, không có máy in hóa đơn kết nối, rất bất tiện trong quá trình làm việc.

Mẫu file quản lý hàng hóa bằng excel

file theo dõi hàng hóa

Khi sử dụng mẫu file Excel quản lý hàng hóa, dữ liệu sản phẩm sẽ được lưu trữ trong một file riêng biệt, do đó, chủ hàng có thể dễ dàng theo dõi tình trạng sản phẩm trong cửa hàng. Ngoài ra, việc cập nhật dữ liệu trên bảng quản lý hàng hóa cũng rất đơn giản và nhanh chóng.

File excel quản lý hàng hóa bao gồm những nội dung cơ bản sau:

  • Thời gian
  • Mã hàng hóa
  • Tên hàng hóa
  • Số lượng xuất/nhập/tồn kho
  • Giá vốn/giá bán

Nhược điểm của mẫu file này là có thể lộn xộn khi bạn phải quản lý một số lượng lớn hàng hóa. Hơn nữa, việc tích hợp file với báo cáo bán hàng rất khó nên các chủ cửa hàng muốn theo dõi báo cáo trong hệ thống bán hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Tập tin Excel chỉ sử dụng được trên máy tính nên việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ tốn nhiều thời gian và công sức hơn.

Mẫu file quản lý thông tin khách hàng

quản lý crm

Ngoài việc quản lý bán hàng bằng excel , bạn có thể quản lý dữ liệu theo dõi bán hàng. Bảng dữ liệu excel còn là công cụ sử dụng để quản lý khách hàng. So với phương pháp quản lý sổ sách, sử dụng file excel để quản lý dữ liệu khách hàng là phương pháp có thể nâng cao độ chính xác và tiết kiệm nhiều thời gian.

Mẫu quản lý khách hàng này có thể phân loại và lưu trữ thông tin khách hàng một cách tập trung, giúp cho việc tính toán hoặc theo dõi chính xác và hiệu quả hơn.

Đối với file excel quản lý khách hàng, chủ shop cần lưu ý những nội dung sau:

  • Tên khách hàng
  • Tên liên lạc
  • Địa chỉ
  • Thành phố
  • Số điện thoại
  • Email

File excel quản lý kho

file quản lý kho hàng

Việc quản lý kho bằng Excel giúp cho việc theo dõi tình hình kho trở nên đơn giản và rõ ràng hơn.

Đầu tiên, chủ cửa hàng tạo một file Excel với các nội dung như sau:

  • Sheet nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã sản phẩm, số lượng sản phẩm nhập vào kho.
  • Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm, tồn kho, xuất kho bán trong ngày, hàng tồn kho cuối ngày.
  • Báo cáo nhập xuất tồn: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
  • Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, đơn giá, tài khoản đối ứng,  xuất, nhập, tồn hàng.
  • Sổ kho để in: Thời gian, chứng từ, nội dung nhập xuất tồn.
  • Phiếu nhập kho – xuất kho: STT, tên, nhãn hiệu, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.

Chủ cửa hàng cần phải thông thạo cả excel và các hàm tính toán để có thể khai thác tối đa mẫu file excel quản lý kho. Ngoài ra, bạn nên biết rằng file excel có một số hạn chế như: dữ liệu không được bảo mật, dữ liệu không được cập nhật liên tục hoặc dễ bị nhầm lẫn, có thể dẫn đến bất tiện trong quá trình quản lý và chủ cửa hàng phải có biện pháp xử lý thích hợp.

File excel quản lý doanh thu

Với mẫu quản lý bán hàng bằng excel này, bạn sẽ quản lý được doanh thu và hạch toán bán hàng của cửa hàng tất cả những gì bạn cần làm là tạo một bảng tính bao gồm các thông tin như:

  • Mã hàng hóa
  • Tên sản phẩm
  • Bảng giá
  • Tên khách hàng
  • Số lượng
  • Ghi chú

Điều này cho phép các chủ cửa hàng theo dõi doanh số bán hàng của họ một cách nhanh hơn, chi tiết hơn và chính xác hơn. Bạn có thể thêm cột thời gian vào file để dễ dàng tìm kiếm thông tin theo ngày / tuần / tháng.

File quản lý bán hàng bằng excel là một công cụ giúp bạn thuận tiện hơn trong quá trình quản lý bán hàng. Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết này của chúng tôi các bạn đã chọn được mẫu file excel ưng ý.

Xem thêm: Bí quyết tiếp cận khách hàng online