Kinh nghiệm nhập hàng, đặt hàng Trung Quốc và logistics

Kinh nghiệm nhập hàng, đặt hàng Trung Quốc và logistics là câu chuyện chúng tôi được hỏi rất thường xuyên. Phần lớn người hỏi là chủ shop nhỏ, hộ kinh doanh vật tư nông nghiệp hoặc đồ gia dụng, đang tìm nguồn hàng giá tốt bên kia biên giới. Bài này chúng tôi tổng hợp lại chặng đường đội ngũ đã đi, từ lúc chọn kênh đặt hàng cho đến khi hàng về tới kho.

Thật lòng mà nói, chúng tôi không phải chuyên gia xuất nhập khẩu. Nhưng sau nhiều lần đặt thử, làm việc với xưởng và tự tay thông quan vài lô hàng nhỏ, tụi em cũng gom được không ít bài học thực tế. Nếu đây là lần đầu bạn tính chuyện nhập hàng, hy vọng những chia sẻ dưới đây giúp bạn bớt được vài bước vấp ngã.

Vì sao chúng tôi vẫn chọn nhập hàng Trung Quốc

Lý do dễ thấy nhất là giá. Cùng một sản phẩm, mua tận nguồn bên Trung Quốc thường rẻ hơn đáng kể so với mua lại qua trung gian trong nước. Với dụng cụ làm vườn, chậu trồng cây hay thiết bị nhỏ phục vụ nông nghiệp gia đình, chênh lệch có khi lên tới vài chục phần trăm. Con số này là chúng tôi tự so sánh qua nhiều đơn hàng, chứ không phải kết quả từ một khảo sát bài bản nào.

Sự đa dạng mẫu mã cũng là điểm cộng lớn. Thị trường Trung Quốc có vô số nhà cung cấp, từ xưởng lớn đến hộ sản xuất nhỏ lẻ. Gần như thứ gì bạn cần cũng có, chỉ cần biết tìm đúng chỗ. Đội ngũ chúng tôi từng mất vài tuần loay hoay tìm một loại lưới che nắng chuyên dụng cho nhà kính mà thị trường trong nước không có mẫu ưng ý. Cuối cùng, chỉ sau vài buổi tối lục tìm trên các sàn nội địa Trung, chúng tôi mới tìm được đúng loại mong muốn, và giá còn thấp hơn dự tính ban đầu.

Những kênh đặt hàng chúng tôi từng thử qua

Hiện có khá nhiều cách tiếp cận nguồn hàng bên kia biên giới, mỗi kênh có ưu nhược điểm riêng. Tuỳ vào số lượng hàng và mức độ am hiểu tiếng Trung của bạn mà chọn cho phù hợp.

Taobao và 1688 hợp với người mua lẻ hoặc mua sỉ số lượng vừa. Giao diện khá quen thuộc với nhiều người Việt vì đã có bản dịch tiếng Việt tương đối ổn. Các sàn chuyên về nguyên liệu và linh kiện công nghiệp lại thường phục vụ những ai cần mua số lượng lớn, đặt theo lô và muốn thương lượng giá trực tiếp với xưởng.

Ứng dụng di động ngày càng phổ biến vì tiện theo dõi đơn hàng mọi lúc. Nếu bạn chưa quen thao tác trên máy tính, đội ngũ chúng tôi từng tổng hợp một số mẹo cài đặt và thanh toán trên ứng dụng mua hàng nội địa Trung, khá dễ áp dụng cho người mới.

Điều chúng tôi muốn nhắc là đừng vội chọn kênh chỉ vì thấy nhiều người dùng. Hãy đặt thử một đơn nhỏ trước. Quan sát tốc độ phản hồi của người bán, chất lượng đóng gói, rồi mới quyết định gắn bó lâu dài.

Chọn nhà cung cấp: bước quyết định cả hành trình

Đây là phần chúng tôi cho là quan trọng nhất. Chọn sai nhà cung cấp, mọi khâu phía sau đều khó khăn, dù vận chuyển có tốt đến đâu.

Kinh nghiệm của tụi em là ưu tiên xưởng có lịch sử giao dịch lâu, đánh giá tốt và phản hồi tin nhắn nhanh. Đừng chỉ nhìn giá rẻ nhất trong danh sách tìm kiếm. Có lần đội ngũ chúng tôi đặt thử một lô bình tưới cây mini từ một shop mới mở. Giá thấp hẳn so với mặt bằng chung nên chúng tôi khá hào hứng. Hàng về thì thiếu phụ kiện, liên hệ lại thì shop im lặng. Từ đó, chúng tôi luôn trò chuyện thử với người bán trước khi chốt đơn lớn. Cách họ trả lời câu hỏi kỹ thuật cho thấy khá rõ độ chuyên nghiệp của xưởng.

Nếu chưa từng làm việc trực tiếp với xưởng bên Trung Quốc, bạn có thể tham khảo quy trình đặt hàng trực tiếp từ nguồn đến khi chốt đơn. Bài đó có vài cách kiểm tra uy tín người bán mà tụi em thấy khá thiết thực cho người mới.

Về việc đàm phán giá và số lượng tối thiểu

Hầu hết xưởng lớn đều có số lượng đặt tối thiểu, thường gọi là MOQ. Với người mới, con số này đôi khi vượt quá khả năng vốn hoặc nhu cầu thực tế. Cách chúng tôi hay làm là gom đơn với vài người quen cùng ngành, chia nhỏ số lượng để đạt MOQ mà không tồn kho quá nhiều. Giá thường cũng dễ thương lượng hơn khi đơn lớn hơn một chút.

Logistics khi nhập hàng Trung Quốc: đừng chủ quan với chi phí phát sinh

Nếu chọn nguồn hàng là bước quan trọng nhất, thì logistics lại là khâu dễ phát sinh chi phí ngoài dự tính nhất. Chúng tôi từng tính sai chi phí cho một lô vật tư nông nghiệp, vì quên mất phí lưu kho khi hàng bị giữ lại kiểm hoá vài ngày.

Hàng từ Trung Quốc về Việt Nam thường đi theo ba hình thức chính. Đường bộ qua các cửa khẩu phía Bắc phù hợp với hàng cồng kềnh. Cước rẻ, nhưng thời gian có thể kéo dài nếu gặp lúc thông quan đông. Đường biển hợp với lô lớn, chi phí trên mỗi đơn vị thấp nhưng thời gian lâu hơn hẳn. Đường hàng không nhanh nhất, dành cho hàng cần gấp hoặc giá trị cao, nhưng cước đắt hơn nhiều.

Chúng tôi luôn nhắc bạn đọc hỏi kỹ đơn vị vận chuyển về cách tính cước. Có nơi tính theo trọng lượng thực, có nơi tính theo trọng lượng quy đổi thể tích. Chênh lệch giữa hai cách này khá lớn với hàng nhẹ nhưng cồng kềnh như chậu cây hay khay ươm hạt giống. Từng có lần chúng tôi nhận báo giá thấp ban đầu, rồi phát sinh thêm gần một phần ba chi phí chỉ vì cách tính thể tích khác với dự kiến.

Những rủi ro chúng tôi từng gặp và cách xử lý

Nói đến nhập hàng mà bỏ qua rủi ro thì chưa đầy đủ. Hàng về không đúng như hình là rủi ro phổ biến nhất, nhất là với đồ trang trí vườn hay dụng cụ trồng cây phụ thuộc nhiều vào ảnh minh hoạ. Cách chúng tôi hạn chế là luôn xin thêm ảnh thật và video quay trực tiếp sản phẩm trước khi đặt số lượng lớn.

Giao hàng chậm vào mùa cao điểm cũng khiến chúng tôi mất khá nhiều thời gian trong những năm đầu. Dịp lễ lớn bên Trung Quốc, xưởng thường nghỉ dài ngày và đơn hàng bị dồn ứ. Bây giờ, nếu biết trước đợt nghỉ lễ, chúng tôi đặt hàng sớm hơn ít nhất hai tuần.

Ngoài ra còn có kiểm hoá và thuế nhập khẩu phát sinh ngoài dự tính. Với lô hàng có giá trị khai báo chưa rõ ràng, hải quan có thể giữ lại kiểm tra kỹ hơn, kéo dài thời gian và phát sinh phí lưu kho. Kinh nghiệm của đội ngũ là khai báo trung thực và giữ đầy đủ chứng từ mua hàng để tiện đối chiếu khi cần.

Khi nào nên dùng dịch vụ nhập hộ thay vì tự làm

Không phải ai cũng có đủ thời gian và mối quan hệ để tự xử lý toàn bộ quy trình từ đặt hàng đến thông quan. Với bạn mới bắt đầu, vốn còn hạn chế và chưa quen làm việc với xưởng, dùng dịch vụ trung gian đôi khi lại tiết kiệm hơn là tự mày mò.

Chúng tôi từng khuyên một người bạn mở shop bán đồ làm vườn mini nên thử dịch vụ nhập hộ cho vài đơn đầu. Đơn vị trung gian đã có kho gom hàng và quen quy trình thông quan, giúp giảm rủi ro thất lạc hoặc sai sót giấy tờ. Khi đã quen việc và có vài nhà cung cấp uy tín, bạn hoàn toàn có thể chuyển dần sang tự đặt để tối ưu chi phí. Nếu còn phân vân giữa hai hướng, bạn có thể đọc thêm lý do nhiều shop chọn dịch vụ nhập hộ hàng Trung Quốc, trong đó có cả những trường hợp nên và không nên dùng dịch vụ này.

Vài lưu ý nhỏ khi chọn đơn vị nhập hộ

Hãy hỏi rõ mức phí từng công đoạn, tránh tình trạng báo giá thấp lúc đầu nhưng phát sinh nhiều khoản lặt vặt sau đó. Nên ưu tiên đơn vị có kho ở cả hai đầu biên giới, vì việc gom hàng và kiểm tra trước khi vận chuyển sẽ thuận tiện hơn nhiều.

Vài điều chúng tôi muốn nhắn gửi thêm

Nhập hàng Trung Quốc không phải việc làm một lần rồi thôi. Thị trường thay đổi liên tục, giá cước biến động theo mùa, và chính sách thông quan cũng có thể điều chỉnh bất ngờ. Bài học lớn nhất chúng tôi rút ra là luôn giữ liên hệ tốt với vài nhà cung cấp quen, đồng thời theo dõi sát thông tin logistics thay vì chỉ đặt hàng rồi ngồi chờ.

Chúng tôi tin rằng nếu bắt đầu từ những đơn nhỏ và kiên nhẫn tích luỹ kinh nghiệm thực tế, bạn sẽ dần hình thành quy trình nhập hàng và vận chuyển phù hợp với mô hình kinh doanh của riêng mình. Nếu có thắc mắc trong quá trình tìm nguồn hàng hay xử lý logistics, đội ngũ chúng tôi luôn sẵn lòng chia sẻ thêm những gì mình biết.